Vertikal Event

i-Automate Kurs/Event är en applikation för automation av kurs och events. En central del i lösningar är förstås olika typer av anmälningar. Lösningen integrerar, automatiserar och dokumentera processen så att administratören kan fokusera på Eventen och deltagarna. Lösningen är baserad på SuperOffice.

Beskrivning

Bakgrund

Låt administratörerna fokusera på deltagarna!

Anmälningar till kurser och events administreras ibland av stora excel-listor eller med formulär kopplat till en mailbox. Deltagaren fyller i sina uppgifter på kurs-/eventsidan och sedan får administratören ett mail till sin inbox. Det blir snabbt rörigt att hålla reda på alla deltagare och deras status, vilka kurser som är fulla, utskick till deltagarna för att inte tala om statistik och uppföljning. Det blir dessutom en massa dubbelinmatning då man varje gång måste hantera företag och personer manuellt, även om samma person kanske redan varit anmäld en gång tidigare. Processen kan beskrivas med följande förenklade flödesschema:

Lösning

Automatisera kursanmälning och återkoppling!

Vi har skapat en lösning där vi försökt kapa så många av de manuella stegen som bara möjligt. Vi har också byggt in verktyg för att förenkla kommunikationen, den blir också enhetlig med mallar och formulär. Kurs och Event är en linjär process som lämpar sig väl för ökad automation och behöver inte vara mer komplex än så här.

Många av de steg som tidigare sköttes av en administratör och/eller användare av olika slag kan nu automatiseras. Kurs-/eventsidan uppdateras automatiskt när kurs/eventkatalogen skapas. Anmälningarna samlas och organiseras automatiskt. När kursen/eventen är fulla stängs anmälan. Information om deltagare sparas så man kan se vilka olika kurser/events personen ifråga deltagit på och nya utskick kan göras till utvalda grupper.

 

Fördelar

All kommunikation dokumenteras av systemet!

Administratören får tid över till andra uppgifter som att marknadsföra och fylla kurserna/eventen. Deltagarna får snabb och problemfri registrering. All kommunikation och information dokumenteras av systemet och det är lätt att se vad som tidigare gjorts och vad som behöver göras.

Nedan en kort presentation om lösningen: