Vertikal Fastigheter

Hyresgäster, lediga fastigheter, beläggning, trasiga kylar och annonser. Hur mycket kan man egentligen hålla i huvudet? Vi har många fastighetslösningar att stoltsera med och att ett enda användarvänligt system kan göra skillnad. Därför har vi skapat en CRM-lösning för fastighetsägare, för dig som behöver återfå kontrollen, helt enkelt!

Beskrivning

Fastighetssystemet

Olika fastighetsbolag använder olika fastighetssystem, vi har därför kopplat ihop de flesta, exempelvis Fastnet/PM, Vitec, Xpand, Fast2 m.fl. Sedan använder fastighetsbolag olika delar i fastighetssystemet och dess moduler. Det är därför vi valt att göra våran lösning så modulär och flexibel som möjligt.

Fastighetskort

Fastighetskortet är ett centralt objekt i SuperOffice fastighetslösning. Fastighetskortet har en
viss grundstruktur som kan ändras baserat på specifika kundbehov. Till fastigheten kan man
koppla andraobjekt som exempelvis:
• Hyresgäst
• Byggnad
• Lokal
• Projekt
• Avtal
• Ärenden
• Aktiviteter och andra dokument
Det går t.ex. dessutom att enkelt lägga till ett nytt objekt för att hantera t.ex. hållbarhetskortet.
Exemplet nedan visar exempel på hur ett fastighetskort kan se ut. I fliken ”Hyresgäst” som
just nu är öppen ser man information om några hyresgäster samt i detta exempel också när
avtalen går ut. Färg markerar tydligt status för avtalen för att göra det tydligt för användaren
om det krävs någon aktivitet. Våra kunder bestämmer själv vilken tidshorisont de olika
färgerna avspeglar, t.ex. kan rött vara ett antal månader fram i tiden, orange kan vara avtal
längre än 6 månader framåt. Varje rad med en hyresgäst är en klickbar länk för att komma direkt
till detaljkortet med mer information om just den hyresgästen.

 

CRM för fastigheter – Fastigheten

CRM för fastigheter – Fastighetsdetaljer

 

Annonspublicering

Annonsering är förstås viktig för att förenkla administrationen av uthyrningsprocessen. I vår lösning kan man publicera och hantera annonser och media, t.ex. publicera direkt mot en egen hemsida om sådan finns (alternativt använda annonsportalen som är inbyggd), eller de klassiska hemsidorna/verktygen Objektvision eller Blocket.

Portalen

I lösningen finns det en portal som är till för alla relationer som man har ett utbyte med. Hyresgästen i sin fastighet har möjlighet att få information om vem som ansvarar för fastigheten, kunna läsa dokument och även få inbjudningar till events och liknande.

Leverantörer har möjlighet att använda portalen för att få liknande information, det kan t.ex. gälla avtal eller upphandlingar, eller ärenden/besiktningar som uppstått som en ansvarig leverantör måste åtgärda.

Uthyrningsrapport

I lösningen finns en uthyrningsrapport. Det är en “SMART” rapport som väger samman de behov ett fastighetsbolag behöver för att visa vilka kontrakt som löper ut, och sedan vilka potentiella ytor man har som matchar behoven. Med ytor menar vi existerande bestånd, men även nyproduktion om man jobbar med det. Allt beror lite på vilka källor man väljer att sammanfoga i rapporten. Tanken med rapporten är att underlätta för administratörerna att hantera hela processen för anmälningar och uthyrning där förstås existerande avtal är en viktig pusselbit. Tanken är att man aldrig ska behöva bli överraskad över avtal som löper ut, eller potentiella kunder och deras behov. Allt skall vara tydligt och matchat i uthyrningsrapporten. Tanken är vidare att man härifrån enkelt skall kunna publicera och hantera annonser och media, t.ex. publicera direkt mot en egen hemsida om sådan finns (alternativt använda annonsportalen som är inbyggd), eller de klassiska hemsidorna/verktygen Objektvision eller Blocket.

 

CRM för fastigheter – Uthyrningsrapport

 

 

 

 

 

 

 

 

Vidare finns det förstås möjlighet att enkelt söka på alla lokaler och hyresgäster baserat på de kriterier du önskar:

I rapporten kommer man få underlag på existerande kontrakt/lokaler som behöver åtgärdas.

CRM för fastigheter – hantera kontrakt och avtal

Fastighetsägarna Dokument

Om tjänsten från Fastighetsägarna används för att hantera mallar och dokument så stödjer vi också detta förfarande. Vi har även en koppling mot exempelvis GetAccept som har ett annat fokus. Men båda två vill förenkla hanteringen av dokument, och framförallt GetAccept som vill göra dessa digitala så att det blir enklare att signera.

Bisnode Business contacts.

I lösningen finns standardkopplingar för integration mot olika källor för information om företagsdata, t.ex. Bisnode Business contacts.

Felanmälan/serviceärende

Felanmälan är en klassisk ärendehanteringsprocess. Vi tycker det skall vara enkelt för varje
part att registrera ärenden, oavsett om det är en hyresgäst, FA/fastighetsansvarig, förvaltare,
eller någon annan intressent. Lösningen har stöd för att enkelt skapa ärenden via olika
kanaler, t.ex. E-post, Facebook, via formulär på hemsida eller kundportal.
Om användaren identifierar sig med en enkel inloggning kan formuläret sedan fyllas i med
relevant data, t.ex. fastighet, adress och liknande, allt för att kvalitetssäkra data och säkerställa
en effektiv hantering, och inte minst – göra det enkelt för kunden!
Alla felanmälningar kan automatiskt kopplas mot de olika objekten; kund,
kontaktperson, fastighet, lokal, etc.

 

CRM för fastigheter – Felanmälan

 

 

 

 

 

 

 

Beställningar och annan dialog med externa partners, som exempelvis entreprenörer kan göras via
ärendet. Varje relation, som t.ex entreprenörer har även tillgång till SuperOffice portalen där de
kan se sin historik, och också enkelt kan se sina aktiva förfrågningar, och även svara på dom.

Om lösningen får ett driftlarm från en fastighet kan vi automatiskt skicka ett
mail, eller SMS till alla berörda (hyresgäster osv.). SuperOffice använder sig av svarsmallar
som sätts upp för att automatiskt kommunicera i dessa lägen.

Enkät

Genom alla ärenden som hanteras kan man även enkelt skicka enkäter till kunderna. Nöjdhetsskala skickas ut som ett ärende till kunden för återkoppling, där de enkelt t.ex. kan välja vilken nöjdhetsgrad de upplevde.

Rondering/besiktningar

I lösningen finns det ett formulärbaserat verktyg som underlättar för de användare som är ute på fältet. De som t.ex. behöver göra besiktningar, ronderingar eller kanske rent utav ta med säljmaterial ut på visningar. Hela systemet är byggt på SuperOffice ärendehantering, vilket innebär att det finns ett väldigt kraftfullt “ärendehanteringstänk”. Dvs. om man på en besiktning kan påvisa fel (felrapportering) eller andra brister så kommer det genereras ärenden automatiskt, till rätt personer som omgående blir varse om dessa med åtgärd, allt sker automatiskt.

CRM för fastigheter – besiktningar och protokoll